Trong các loại văn bản, chữ ký nháy đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc kiểm tra tính chính xác của nội dung, hình thức cũng như thủ tục của văn bản. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn đọc thông tin về khái niệm chữ ký nháy là gì và những điều quan trọng bạn cần biết!
Tìm hiểu về chữ ký nháy là gì?
Chữ ký nháy hay còn được gọi là ký tắt, là chữ ký của những người có trách nhiệm nhằm xác định văn bản trước khi trình lên cho người ký chính thức. Chữ ký nháy đảm bảo rằng văn bản đã được kiểm tra cẩn thận về tính chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày cũng như thủ tục ban hành.
Chữ ký nháy thường sẽ được đặt ở cuối dòng hoặc cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy có thể nằm ở cuối cùng của văn bản hoặc cuối của mỗi trang. Trong các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn có thể nằm bên cạnh chữ “Nơi nhận” trong phần ghi tên của đơn vị nhận văn bản.
Người ký nháy không cần ký đầy đủ họ và tên như chữ ký thông thường mà chỉ cần ký tắt chữ ký tại những vị trí yêu cầu ký nháy là được.
Phân loại những kiểu ký nháy thông dụng
Một số loại chữ ký nháy thông dụng được nhiều người sử dụng hiện nay phải kể đến như:
Ký nháy cuối nội dung của văn bản
Thông thường, chữ ký nháy được đặt ở dòng cuối cùng của văn bản bởi người soạn thảo. Mục đích của việc ký nháy này là để xác định người soạn thảo văn bản đồng thời chịu trách nhiệm về nội dung đã được soạn thảo. Ký nháy nhằm đảm bảo tính chính xác và truyền đạt thông tin về người soạn thảo của văn bản.
Ký nháy ở dưới từng trang văn bản
Chữ ký nháy được dùng nhằm xác nhận tính liên tục của văn bản. Người ký nháy sẽ phải đặt chữ ký dưới mỗi trang trong văn bản mà họ soạn thảo hoặc kiểm tra và rà soát nội dung.
Chữ ký nháy nằm dưới từng trang có tác dụng hệt như việc đóng dấu giáp lai, đồng thời người ký nháy cũng có thể ký ở từng trang nếu văn bản có nhiều trang. Hành động ký nháy trên từng trang thể hiện tính liên tục của văn bản, đồng thời tránh những thay đổi, thêm hoặc bớt nội dung trong các trang.
Ký nháy ở vị trí của người có thẩm quyền
Chữ ký nháy trong phần chức danh của người có thẩm quyền đại diện chính để chứng nhận rằng họ đã kiểm tra văn bản, sửa lỗi chính tả và xem xét lại nội dung trước khi chuyển giao cho người có thẩm quyền cao hơn để ký chính thức. Chữ ký nháy này đảm bảo về tính chính xác và đáng tin cậy của văn bản trước khi được chuyển đi để ký chính thức.
Quy định và trách nhiệm của người ký chữ ký nháy
Theo pháp luật, quy định và trách nhiệm của người ký nháy được thể hiện như sau:
Về trách nhiệm
Người ký nháy phải có trách nhiệm về nội dung của văn bản mà họ đã ký nháy trước khi gửi đến các cấp lãnh đạo để ký chính thức. Trong quá trình này, người ký nháy cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật, đặc biệt là quy định về bảo vệ bí mật của Nhà nước, bao gồm cả quy định về đóng dấu mật.
Về quy định
Ký tắt là hành vi đã được quy định tại khoản 7 điều 2 của Luật Điều ước quốc tế năm 2016: “Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc những người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà Việt Nam dự định ký chính là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.
Phân biệt chữ ký nháy với chữ ký chính thức
Ký nháy và ký chính thức là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau trong việc xác nhận văn bản, cụ thể:
- Chữ ký chính thức (tiếng Anh: official signature): Là chữ ký đầy đủ họ tên của người ký đại diện cho người ký. Chữ ký chính thức thường được dùng trong các tài liệu quan trọng, hợp đồng, văn bản pháp lý có giá trị pháp lý. Nó thể hiện sự chấp thuận, cam kết hoặc xác nhận của người ký đối với nội dung của văn bản đó.
- Ký nháy (tiếng Anh: quotation mark): Là loại chữ ký không đầy đủ như chữ ký chính thức. Thông thường, chữ ký nháy chỉ là một chữ ký ngắn gọn hoặc một ký hiệu đặc biệt được dùng tại các vị trí cần thiết trong văn bản.
Chính vì vậy, điểm khác biệt giữa ký nháy và ký chính thức đó là:
- Ký nháy là chữ ký ngắn gọn hoặc ký hiệu đặc biệt, trong khi ký chính thức lại là chữ ký đầy đủ và đại diện cho người ký.
- Ký chính thức được dùng để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản. Trong khi đó, ký nháy thường chỉ được dùng để chỉ kiểm tra tính chính xác của văn bản.
- Ký chính thức mang giá trị pháp lý, trong khi đó ký nháy không có giá trị pháp lý.
Hướng dẫn chi tiết cách ký nháy hợp đồng chuẩn quy định pháp luật
Về cách ký
- Trong trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải viết tắt “TM.” trước tên của tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
- Trong trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” ngay trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trong trường hợp ký thay cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” trước chức vụ người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hay điều hành, thực hiện ký như cách cấp phó ký thay cho cấp trưởng.
- Trong trường hợp ký thừa lệnh, phải viết tắt “TL.” ngay trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trong trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải viết tắt “TUQ.” ngay trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Về quy cách đóng dấu
- Đóng dấu của các cơ quan, tổ chức: Dấu được đặt phía bên trái chữ ký và trùm lên khoảng 1/3 phần chữ ký.
- Đóng dấu treo: Đối với những văn bản được ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục, dấu phải được đóng lên trang đầu và trùm một phần lên tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề của phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai sẽ được đặt vào vị trí khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản và trùm lên một phần của các giấy tờ. Mỗi dấu giáp lai có thể đóng tối đa 5 tờ văn bản.
Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến ký nháy
Khi nào được áp dụng chữ ký nháy?
Ký nháy thường được áp dụng trong khi soạn thảo và xử lý văn bản để xác định người có trách nhiệm với những nội dung của văn bản và đảm bảo tính toàn vẹn của nó. Ký nháy còn có thể được sử dụng trong các văn bản chính, biên bản, báo cáo, bản thảo, hợp đồng và các tài liệu tương tự.
Ai là người có quyền được ký nháy?
Thông thường, người có quyền được ký nháy là người soạn thảo hoặc kiểm tra nội dung của văn bản. Đó có thể là các cán bộ, nhân viên hoặc là người đại diện cho tổ chức, cơ quan hay các cá nhân có trách nhiệm với văn bản đó. Quyền ký nháy cũng có thể được giao cho người khác dựa theo quy định của từng tổ chức hoặc quy trình nội bộ.
Ký nháy ở bên trái hay bên phải?
Vị trí ký nháy ở đâu có thể thay đổi phụ thuộc vào quy định hoặc quy trình của từng tổ chức hoặc cơ quan. Trong một số trường hợp, ký nháy có thể được đặt bên trái của chữ ký, trong khi ở các trường hợp khác, nó còn có thể được đặt bên phải chữ ký. Quy định về vị trí ký nháy thường được quyết định nhằm đảm bảo tính nhất quán và đồng nhất cho các tài liệu của tổ chức hoặc cơ quan đó.
Có thể bạn quan tâm:
Khai bút là gì? Khai bút đầu năm có ý nghĩa gì? Sao cho chuẩn
Hy vọng nội dung trong bài viết trên đây của muahangdambao.com đã giúp bạn đọc nắm được ký nháy là gì cũng như cách để phân biệt chữ ký nháy với chữ ký kính thức.
