Một trong những loại hóa đơn thông dụng nhất hiện nay chính là hóa đơn đỏ. Trong các giao dịch mua – bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, hóa đơn đỏ được sử dụng rất nhiều. Chắc hẳn với các bạn kế toán, đặc biệt là những newbie mới vào nghề không thể không quan tâm đến các loại hóa đơn đỏ, hóa đơn đỏ trực tiếp, hóa đơn đỏ không có VAT,… Bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết tất cả thắc mắc về hóa đơn đỏ là gì, hóa đơn đỏ có tác dụng gì, trong trường hợp hóa đơn đỏ bị mất, bị rách thì phải xử lý ra sao,…
Hoá đơn đỏ là gì? (tên tiếng Anh là gì)
Doanh nghiệp kinh doanh không thể thiếu hóa đơn đỏ. Đây là một trong những loại hóa đơn vô cùng quan trọng không thể thiếu. Nhất là những bạn đảm nhiệm vị trí kế toán tại công ty thì không thể không biết đến khái niệm hóa đơn đỏ là gì. Bạn có biết hóa đơn đỏ là gì? Đơn vị nào được phép in hóa đơn đỏ?
Một tên gọi khác của hóa đơn đỏ là hóa đơn giá trị gia tăng (hay là hóa đơn VAT) được phát hành bởi Bộ Tài chính hoặc sau khi đã đăng ký mẫu cho cơ quan thuế, các doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn đỏ, do bên cung ứng sản phẩm – dịch vụ xuất.
Theo định nghĩa chuẩn: Hóa đơn đỏ chính là loại chứng từ chứng minh cho việc giao dịch mua bán hàng hóa của các doanh nghiệp để xác định số tiền thuế cần phải nộp vào ngân sách của Nhà nước. Có bao giờ bạn tự hiểu hóa đơn đỏ tiếng Anh là gì? Trong tiếng Anh, hóa đơn đỏ là “Red Invoice”.
Khi hóa đơn được bên bán xuất sẽ gồm 3 liên khác nhau. Trong đó, liên hóa đơn giao tới cho khách hàng thường có màu đỏ hoặc màu hồng. Cũng chính vì vậy mà hóa đơn GTGT còn được gọi với cái tên là hóa đơn đỏ.
Nói một cách dễ hiểu, trong quá trình mua hàng hóa – dịch vụ, số tiền thuế GTGT được ghi ở trên liên đỏ của hóa đơn được gọi là thuế GTGT đầu vào. Còn khi bán hàng hóa – dịch vụ cho khách hàng, số tiền thuế ghi trên liên xanh hoặc liên tím chính là thuế GTGT đầu ra. Trong thời gian một tháng, nếu số tiền thuế GTGT đầu vào lớn hơn tổng số tiền thuế đầu ra thì Nhà nước sẽ tiến hành khấu trừ hoặc hoàn mức tiền thuế chênh lệch cho doanh nghiệp.
Nếu ngược lại, phần thuế chênh lệch sẽ phải được doanh nghiệp nộp về cho ngân sách Nhà nước. Hiểu được khái niệm hóa đơn đỏ là gì, ai được phép in hóa đơn đỏ thì sẽ dễ dàng hiểu được tầm quan trọng của hóa đơn đỏ có tác dụng gì đối với Nhà nước, xã hội và cá nhân doanh nghiệp.
Hoá đơn đỏ có mấy loại?
Nói về hóa đơn đỏ, ai cũng sẽ tự ngầm hiểu đang đề cập đến hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn VAT), loại hóa đơn có liên 2 giao lại cho khách để xác nhận là đã phát sinh giao dịch mua bán thành công. Đó cũng chính là bản chất thật sự của “Red invoice” – tên gọi để chỉ hóa đơn thuế giá trị gia tăng (VAT) của Việt Nam.
Tuy nhiên, cũng có một loại hóa đơn đỏ khác ngoài hóa đơn VAT chính là hóa đơn đỏ trực tiếp (hóa đơn đỏ không có VAT). Gọi như vậy là bởi loại hóa đơn này cũng có màu đỏ nên nhiều người không hiểu rõ bản chất cũng gọi nó bằng cái tên “hóa đơn đỏ”. Loại hóa đơn đỏ trực tiếp hoàn toàn khác với hóa đơn VAT. Hóa đơn đỏ trực tiếp (hóa đơn đỏ không có VAT) là loại hóa đơn khi những cá nhân, tổ chức cung ứng hàng hóa, dịch vụ sử dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp xuất. Những cá nhân, tổ chức khi sử dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp thì sẽ không được sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT).
Lưu ý: Hóa đơn đỏ trực tiếp (hóa đơn đỏ không có VAT) này của hộ kinh doanh do Chi cục thuế cấp mới có giá trị hợp pháp. Đơn vị doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đỏ không có VAT sẽ không phải kê khai thuế nữa.
Hóa đơn đỏ có tác dụng gì?
Hóa đơn đỏ được sử dụng mỗi khi một bên bán cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho một bên mua hàng ngày, hàng giờ. Nó được dùng làm căn cứ nhằm xác định số tiền thuế cần phải nộp vào ngân sách Nhà nước.
Thông thường với tổng hóa đơn thanh toán từ 200.000 đồng trở lên, bên bán sẽ phải xuất hóa đơn đỏ. Thông qua quá trình người mua (hay là người tiêu thụ sản phẩm) lấy hóa đơn đỏ khi mua hàng sẽ góp phần giúp Nhà nước có thể giám sát được bên bán đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng thuế hay chưa.
Quy định về các mức phạt đối với các trường hợp người bán không lập hóa đơn, hoặc có lập hóa đơn nhưng không giao cho khách, sẽ có mức phạt nhẹ nhất là 4 triệu và nặng nhất lên tới 20 triệu đồng (theo Nghị định 109/2013/NĐ-CP.
Xử lý thế nào khi hoá đơn đỏ bị rách/hóa đơn đỏ bị mất
Hiểu được hóa đơn đỏ là gì, hóa đơn đỏ có tác dụng gì trong kinh doanh rồi, thế nhưng nếu gặp phải tình huống hoá đơn đỏ bị rách/hóa đơn đỏ bị mất, ta cần xử lý ra sao? Dù đây là tình huống không ai mong muốn xảy ra, nhưng bạn cũng cần biết cách xử lý hợp pháp. Doanh nghiệp không thể nào tự in hóa đơn đỏ một cách bừa bãi. Bộ Tài chính đưa ra quy định về xử lý đối với các trường hợp hóa đơn đỏ bị rách, hóa đơn đỏ bị mất, cháy, hỏng hóa đơn tại Khoản 2, Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 như sau:
Đối với trường hợp trong quá trình bán hàng hóa, dịch vụ, người bán đã lập hóa đơn theo đúng như quy định nhưng người bán hoặc người mua làm hóa đơn đỏ bị rách, hóa đơn đỏ bị mất, làm cháy hoặc làm hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc. Trong biên bản cần ghi rõ ở liên 1 của hóa đơn các thông tin:
- Về phía người bán: Người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, sau đó ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) lên trên biên bản. Tiếp theo, người bán sao chụp lại liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao của hóa đơn và giao lại cho người mua.
- Về phía người mua: Người mua được phép sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán và kèm theo biên bản về việc làm hóa đơn đỏ bị rách, hóa đơn đỏ bị mất, cháy hoặc hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai đóng thuế.
Cả người bán và người mua đều phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của sự việc làm hóa đơn đỏ bị rách, hóa đơn đỏ bị mất, cháy, hỏng hoá đơn. Trường hợp hóa đơn đỏ bị mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng mà có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ như bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hoá đơn) thì căn cứ vào sự việc bên thứ ba đó là do phía người bán hay là người mua thuê để có thể xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.
Đối với trường hợp, người nộp thuế (NNT) đã nhận được hóa đơn GTGT (Liên 2) từ người bán, tuy nhiên vì lý do sơ suất mà NNT làm rách hóa đơn đỏ nêu trên thì:
- NNT và người bán cần phải lập biên bản ghi nhận sự việc. Trong biên bản, phải nêu cụ thể trong liên 1 của hóa đơn mà người bán hàng đã kê khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) lên trên biên bản. Người bán sao chụp lại liên 1 của hóa đơn, sau đó ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để chuyển giao cho người mua (NNT).
- NNT được phép sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán đính kèm theo biên bản về việc làm hóa đơn đỏ bị rách, hóa đơn đỏ bị mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để tiến hành làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
- Cả phía người bán lẫn người mua (NNT) buộc phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc bị hóa đơn đỏ bị rách, hóa đơn đỏ bị mất, cháy, hỏng hoá đơn.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thể hiểu rõ hóa đơn đỏ là gì, hóa đơn đỏ tiếng Anh là gì. Hãy nhớ hóa đơn đỏ dùng để làm gì, về loại hóa đơn đỏ trực tiếp, thế nào là hóa đơn đỏ không có VAT,… Đồng thời bạn cũng cần nắm được cách thức xử lý trong trường hợp hóa đơn đỏ bị mất, hóa đơn đỏ bị rách, cháy, hỏng,… để ứng dụng vào nhiều trường hợp trong cuộc sống.
