KPI là gì? Tìm hiểu vai trò và cách xây dựng KPI

Quản trị nhân lực dựa trên KPI là một trong những phương pháp hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. KPI không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng công việc của nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp. Vậy KPI là gì? Vai trò và cách xây dựng như thế nào? Hãy cùng theo dõi nội dung chi tiết dưới đây của muahangdambao.com nhé!

KPI là gì?
KPI là gì?

KPI là gì? KPI viết tắt của từ gì?

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu quả, công cụ đo lường, đánh giá dựa trên các số liệu, chỉ tiêu định hướng,…phản ánh hoạt động của tổ chức, cá nhân đạt được kết quả cuối cùng.

Các loại KPI phổ biến hiện nay

Mỗi một tổ chức, doanh nghiệp đều có hệ thống KPI khác nhau dựa trên kế hoạch, phải trải qua quy trình mới thấy được kết quả của kế hoạch đó. Tuy nhiên, chúng ta cần có một chuẩn mực đo lường nhất định để đánh giá hiệu quả thực hiện. Mặc dù có rất nhiều KPI nhưng hầu hết chúng được chia ra là 2 loại đó là:

  • KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến lược: Với mục tiêu mang tính chiến lược nó sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty, doanh nghiệp.
  • KPI gắn với mục tiêu chiến thuật: Chiến thuật là các cách áp dụng phương pháp thực hiện như thế nào nhằm thực hiện các mục tiêu được đề ra trước đó.

Ngoài cách phân loại trên đây thì còn KPI còn được phân theo từng ngành nghề đó là:

KPI kinh doanh

KPI là gì trong kinh doanh? Giúp đo lường các mục tiêu kinh doanh dài hạn, theo dõi chỉ số kinh doanh; từ đó điều hướng giữa các quy trình kinh doanh quan trọng và xác định các lĩnh vực kinh doanh có mức tăng trưởng chậm.

Ví dụ về KPI kinh doanh đó là:

  • Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
  • Tỷ lệ tăng mua lại thị phần tương đối
  • Chia sẻ lợi nhuận dựa trên vốn cổ phần

KPI nhân sự

KPI là gì trong nhân sự? Là chỉ số hiệu suất của nhân sự gắn với chiến lược kinh doanh, mục tiêu doanh nghiệp và sứ mệnh của doanh nghiệp, công ty. Chỉ số KPI phòng nhân sự đặt ra nhằm tạo ra các công thức làm việc thông minh, tối ưu chi phí đối với công tác tuyển dụng, đào tạo và quản lý đội ngũ nhân sự tại doanh nghiệp.

Các chỉ số KPI của bộ phận nhân sự cũng đánh giá hiệu quả làm việc, góp phần cải thiện, nâng cao chất lượng bộ phận nhân sự khi theo dõi KPI.

KPI trong sale

Sale là vị trí nhân viên bán hàng, những người có nhiệm vụ tiếp thị, tư vấn khách hàng lựa chọn sản phẩm. Vậy KPI là gì trong sale? Đây là chỉ số đánh giá hiệu quả của các cá nhân, bộ phận trong hoạt động bán hàng. Nếu không có những con số thực, người quản lý rất khó nắm bắt được tình trạng bán hàng, hiệu quả làm việc của nhân viên và đưa ra chiến lược tốt.

Bên cạnh đó các lĩnh vực như ngân hàng, marketing cũng có các chỉ tiêu KPI riêng.

KPI trong sale, kinh doanh giữ vai trò vô cùng quan trọng
KPI trong sale, kinh doanh giữ vai trò vô cùng quan trọng

Vai trò của KPI đối với hoạt động của công ty, doanh nghiệp

KPI giữ một vai trò quan trọng đối với hoạt động của cá nhân, tổ chức doanh nghiệp bởi:

  • Thước đo đánh giá mục tiêu của bạn

Có rất nhiều người nhầm lẫn KPI là mục tiêu của doanh nghiệp. Điều đó hoàn toàn sai lầm bởi KPI là một phương pháp đo lường các chỉ tiêu, mục tiêu. Đo lường theo phương pháp này sẽ giúp bạn biết mình sai ở đâu, từ đó đưa ra các quyết định, điều hướng để phù hợp với mục tiêu.

  • Tạo môi trường học hỏi

Các dữ liệu được tạo ra bằng cách đo lường các chỉ số kpi có thể tạo ra nhiều cuộc trao đổi tại nơi làm việc. Khi thấy một điểm không thuận lợi trên KPI bạn sẽ có cơ hội nói chuyện với cá nhân, tổ chức liên quan để giải đáp, định hướng phù hợp cho bạn. Việc đo lường, thiết lập KPI sẽ giúp bạn học hỏi được nhiều thứ.

  • Tiếp nhận được nhiều thông tin quan trọng

KPI có thể cung cấp bức tranh tổng quan về hiệu suất của công ty bạn. Khi bạn ở trong một môi trường cạnh tranh cao, thông tin đóng vai trò quan trọng giúp đánh bại được các đối thủ cạnh tranh. 

  • Nâng cao tinh thần làm việc

Từ những phân tích số liệu thống kê KPI tạo động lực cho nhân viên phấn đấu, đạt được kết quả mục tiêu đã đặt ra trước đó.

Làm sao để xây dựng KPI phù hợp?

Việc đặt ra KPI không phù hợp khiến người lao động cảm thấy áp lực, làm giảm hiệu suất công việc và ảnh hưởng chung tới mục tiêu của bộ phận. Chính vì thế, để xác định KPI đúng cho công ty, doanh nghiệp các cá nhân, phòng ban cần xác định rõ mục tiêu chung là gì. Mỗi chỉ số KPI theo dõi cần phải đo được và gắn với mục tiêu cụ thể.

Làm sao để xây dựng KPI phù hợp?
Làm sao để xây dựng KPI phù hợp?

Một cách để đánh giá mức độ phù hợp của KPI đó chính là sử dụng tiêu chí SMART. Tiêu chí này gồm 5 yếu tố, đó là:

  • Specific (cụ thể): KPI cần phải được xác định và định nghĩa một cách rõ ràng, hướng tới một mảng nào đó để cải thiện rõ rệt. Chỉ số đánh giá kết quả không rõ ràng sẽ tạo ra các KPI vô giá trị và không có đóng góp đối với việc cải thiện hiệu quả công việc.
  • Measurable ( có thể đo lường) Bạn có thể đo lường tiến trình hướng tới mục tiêu đó hay không? Cần phải có khả năng đo đếm để đánh giá được số liệu, báo cáo. Một KPI không thể đo lường, đánh giá thì cũng như không có KPI.
  • Attainable ( có thể đạt được): Sau khi xây dựng KPI phù hợp với thực thế, người quản lý cần phải họp bàn để trao đổi về các KPI đã đề ra trước đó để nhân viên có thể nắm được thông tin và hoàn thành mục tiêu chung.
  • Relevant ( có liên quan): Các KPI đề ra có hướng đến mục tiêu chung hay không?
  • Time – based ( giới hạn thời gian): Cần phải có mốc, khoảng thời gian nhất định khi hoàn thành công việc để đánh giá mức độ hoàn thành.

Cách xây dựng chỉ số KPI hiệu quả

Việc xây dựng hệ thống KPI đòi hỏi sự tính toán phù hợp của người quản lý, đảm bảo tất cả các nhân viên đều có thể thực hiện được. Tuy nhiên, không phải các doanh nghiệp nào cũng đặt ra được các chỉ số KPI phù hợp với năng lực, trình độ của nhân viên bởi chúng mang tính khái quát, tổng thể. Để xây dựng hệ thống đánh giá KPI hiệu quả cho doanh nghiệp của mình bạn có thể thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Xác định người/bộ phận xây dựng KPI

Các bộ phận, phòng, ban tự xây dựng KPI có thể là do các bộ phận, phòng, ban chức năng trực tiếp xây dựng cho các chức danh trong bộ phận phòng ban đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của người có chuyên môn

  • Người xây dựng KPI thường sẽ là trưởng bộ phận/phòng- người hiểu rõ và tổng quan nhất về nhiệm vụ, yêu cầu với các vị trí, chức danh trong bộ phận. Trường hợp bộ phận đó quá lớn thì việc xây dựng KPI sẽ được thực hiện bởi quản lý cấp thấp hơn.
  • Bộ phận quản lý nguồn nhân lực: Khác với phương pháp trên, cách này sẽ đảm bảo được tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên, chỉ số đưa ra có thể không thực tế, không thực hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban.

Bước 2: Xác định KRAs (Keys Result Area) của bộ phận

Mỗi một phòng, ban tổ chức có chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho từng phòng ban. Hệ thống KPI được xây dựng cần phải thể hiện được đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ.

Bước 3: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm của vị trí chức danh

Với mỗi vị trí, chức danh, người xây dựng các chỉ số KPI cần chỉ ra một số trách nhiệm của người đảm nhận vị trí công việc phải thực hiện. Trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống KPI. Vậy nên các trách nhiệm này cần phải nêu rõ ràng, cụ thể.

Bước 4: Xác định các chỉ số đo lường hiệu suất

  • KPI của bộ phận: Dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban người xây dựng hệ thống KPI sẽ đưa ra các chỉ số cho từng bộ phận. Các chỉ số này là cơ sở xây dựng KPI của từng vị trí chức danh.
  • Hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất đối với từng vị trí
  • Trọng số KPI được xây dựng dựa trên những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và chỉ số của từng bộ phận.
  • Các chỉ số đều phải đảm bảo các tiêu chí Smart, phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang và sẽ áp dụng.
  • Kỳ đánh giá thường được áp dụng theo tháng, quý, năm.

Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được

Điểm số đánh giá KPI thường được chia thành 2-5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc. Càng nhiều mức độ điểm số thì đánh giá càng khách quan. Nếu chia nhỏ các mức độ điểm thì việc đánh giá sẽ vô cùng khó khăn.

Bước 6: Liên kết giữa kết quả đánh giá  KPI với lương và thưởng

Với mỗi khung điểm cụ thể sẽ có chỉ số đo lường hiệu suất đó chính là mức lương, thưởng, cùng các chế độ đãi ngộ cụ thể khác. Tùy thuộc vào từng vị trí, lĩnh vực,…mà đơn vị đưa ra kế hoạch KPI phù hợp để đảm bảo hiệu quả làm việc của nhân viên.

Với các thông tin trên đây, mong rằng sẽ giúp bạn trả lời được khái niệm KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả. Bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi, nhân viên viên muahangdambao.com sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *