Trong lĩnh vực tài chính, xuất nhập khẩu nhiều người vẫn thường thắc mắc về khái niệm PO là gì? Bài viết ngay dưới đây của muahangdambao.com sẽ giải đáp cho các bạn về những thắc mắc này một cách cụ thể nhất. Cùng đón đọc nhé.
Tìm hiểu khái niệm PO là gì trong xuất nhập khẩu?
Mã PO là gì? PO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Purchase Order” hay còn được hiểu là đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua tới nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. Khi có đầy đủ chữ ký của hai bên, nó cũng được xem như hợp đồng mua bán, ràng buộc pháp lý giữa hai bên (trong trường hợp chưa có hợp đồng từ trước).
Lợi ích mà PO đem lại là gì?
PO được xem như là tài liệu và được dùng để kiểm tra các vấn đề liên quan tới đơn hàng theo thời hạn cũng như chất lượng dịch vụ trong các giao dịch. Ví dụ, hợp đồng sau khi được cả 2 bên ký kết thì PO sẽ gồm số lượng, giá cả, điều khoản, thanh toán và nhiều điều kiện khác nữa. Hơn nữa, hiện nay các doanh nghiệp thường tin tưởng và sử dụng PO bởi:
- PO giúp người mua truyền đạt chính xác ý định, lựa chọn cho người bán hàng.
- Người bán sẽ được bảo vệ nếu như người mua không thực hiện thanh toán cho sản phẩm, dịch vụ.
- Giúp quản lý dễ dàng các yêu cầu đặt hàng và chi phí đặt hàng.
- Giúp hợp lý hóa quy trình mua hàng theo 1 quy trình đạt chuẩn.
- Các tổ chức tài chính có thể cung cấp các gói hỗ trợ tài chính dựa theo PO. Rất nhiều cơ sở về tài chính, thương mại chủ yếu được cung cấp theo các đơn hàng thường xuyên được sử dụng bởi các nhà thầu.
PO có ứng dụng như thế nào trên thị trường hiện nay?
PO có thể ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau, tuy nhiên dưới đây là những ứng dụng phổ biến nhất, đó là:
- Tìm kiếm các hàng hóa trong tiêu dùng hàng ngày cũng như trên thị trường chứng khoán (cổ phiếu).
- Tìm kiếm dịch vụ và những tiện ích khác.
- Yêu cầu người dùng sử dụng các sản phẩm nhập khẩu (dùng trong doanh nghiệp tư nhân).
- Tìm kiếm sản phẩm có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và sản xuất trong nước.
- Tìm kiếm các sản phẩm trong những lĩnh vực khác có nguồn gốc từ thiên nhiên và sản xuất ở trong nước.
- Tối ưu hóa việc mua sản phẩm, dịch vụ của các khách hàng.
PO có quy trình sử dụng như thế nào?
Phụ thuộc vào từng loại hình kinh doanh mà quy trình mua hàng bằng PO sẽ có sự khác nhau. Tuy nhiên, thông thường các bước sử dụng và tạo PO sẽ đều diễn ra theo quy trình như sau:
- Bước 1: Bên mua hàng sẽ tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ nào đó cho doanh nghiệp.
- Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất hoá đơn PO cho bên bán để bắt đầu tiến trình mua hàng.
- Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận được PO và xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được tất cả các điều kiện đặt hàng hay không. Nếu như bên bán hàng không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì PO sẽ ngay lập tức bị hủy.
- Bước 4: Nếu bên bán đã xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ bắt đầu chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để có thể đảm bảo cung cấp đầy đủ số lượng hàng theo đúng tiến độ mà bên mua yêu cầu.
- Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng đơn hàng theo yêu cầu, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về việc vận tải – logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO đúng như bên mua hàng gửi đến.
- Bước 6: Bên bán hàng sẽ lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua đã gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như là khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh chóng nhất.
- Bước 7: Bên mua hàng sau khi đã kiểm tra hàng hóa xong sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo đúng các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán.
Làm thế nào để có thể quản lý PO hiệu quả nhất?
PO là một trong những chứng từ rất quan trọng với doanh nghiệp, chính vì vậy việc quản lý PO đúng cách cũng là yếu tố thiết yếu để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong xuyên suốt quá trình làm việc với nhà cung cấp.
- Quản lý được nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp cần đảm bảo được tính rõ ràng, dễ dàng tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này cũng sẽ giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
- Tạo nên các hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách bằng việc phân loại từng sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung thêm hàng tồn kho cũng như tách các khoản mua thành nhiều danh mục cố định.
- Triển khai hệ thống phê duyệt quá trình mua hàng để có thể kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém 1 cách kịp thời. Triển khai quy trình phê duyệt đúng cách cũng sẽ giúp bạn có thể ngăn chặn được việc mua hàng không như yêu cầu, đặc biệt là trong trường hợp đơn đặt hàng trùng lặp được đặt cho cùng một mẫu sản phẩm.
- Đưa ra những đề mục cần phải kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu luôn chính xác của từng đơn đặt hàng. Từ đó cũng giảm thiểu sai sót và đảm bảo tất cả các chi tiết đều được điền đúng, bao gồm cả các thông tin quan trọng như là số lượng mua, giá cả hay chi tiết vận chuyển cũng như là các khoản thuế đánh vào hàng hóa của bạn.
- Quản lý hồ sơ và tài liệu để đảm bảo an toàn cho quá trình kiểm toán. Hồ sơ cũng cần được lưu trữ đúng cách để hạn chế việc thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo tính bảo mật cho các chứng từ.
- Quy trình hủy đơn hàng cần phải có sự rõ ràng và minh bạch. Cùng với đó, khi PO bị hủy, phải có một văn bản chính thức gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy vẫn cần được lưu trữ cùng các tài liệu liên quan khác.
Trên đây là những thông tin chính mà bạn cần biết về PO là gì trong kinh doanh cũng như những ý nghĩa khác của PO. Muahangdambao.com hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi đã có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả khi triển khai PO cũng như việc quản lý được dễ dàng hơn.
