Nếu bạn là người làm việc trong ngành xuất nhập khẩu thì chắc chắn đã quá quen thuộc với thuật ngữ “invoice”. Đây là một chứng từ vô cùng quan trọng mà bạn cần phải quan tâm nhưng không phải ai cũng biết invoice là gì. Bài viết tìm hiểu cụ thể dưới đây của muahangdambao.com sẽ giải đáp những thắc mắc của bạn xung quanh vấn đề này!
Tìm hiểu thêm về khái niệm invoice là gì?
Trong xuyên suốt quá trình mua bán hàng hoá, đặc biệt là hàng hoá xuất nhập khẩu sẽ có sự xuất hiện của invoice. Bởi vì đây là một loại chứng từ rất quan trọng. Invoice sẽ thể hiện giá trị thực của hàng hóa, do bên bán lập nên và đưa cho bên mua.
Trong các công ty thương mại sẽ có nhiều invoice được đánh số tương ứng để thuận tiện hơn cho việc quản lý, ghi nhận các giao dịch giữa công ty với khách hàng và những thông tin cơ bản như ngày tháng năm, nơi phát hành hàng hoá, địa chỉ gửi đến, thanh toán thỏa thuận, điều kiện giao hàng…
Những nội dung quan trọng cần có trong invoice
Để invoice có giá trị và được xác nhận bởi các bên thì cần phải có đủ các thông tin cần thiết, trình bày rõ ràng mạch lạc, cẩn thận, không sai sót. Những nội dung cần phải có trong một bản invoice là:
– Số hóa đơn và ngày phát hành hóa đơn: Đây là hai thông tin cực kỳ quan trọng cần phải có khi khai báo tại hải quan ở Việt Nam.
– Thông tin cơ bản của người bán và người mua (tên và địa chỉ): Thông tin này nhằm xác nhận người đại diện của cả hai bên mua và bán hàng hóa, dịch vụ.
– Thông tin chi tiết về sản phẩm: Tên của mặt hàng, năm sản xuất, tính chất của hàng hóa, xuất xứ,… Những thông tin về hàng hóa phải được trình bày rõ ràng để người mua nắm chắc về đơn hàng mình đã mua.
– Đơn giá và tổng giá trị của hóa đơn: Thể hiện đơn giá của mỗi hàng hóa trong đợt giao dịch này và tổng số tiền cho tất cả loại hàng hóa đó. Đây cũng là chi tiết quan trọng để hai bên có thể giao dịch, thanh toán rõ ràng.
– Các điều kiện thỏa thuận: Các điều kiện về mức chi phí vận chuyển, chiết khấu, đền bù, bảo hành,… sẽ được hai bên thỏa thuận, thống nhất với nhau và liệt kê rõ ràng trong trường hợp gặp các vấn đề về sau này.
– Chữ ký xác nhận và đóng dấu: Để các invoice có hiệu lực thì cần phải có chữ ký xác nhận của đại diện hai bên người mua cũng như người bán kèm đóng dấu. Nếu là giao dịch giữa hai công ty thì người ký xác nhận phải là người có thẩm quyền trong công ty.
Chức năng chính của invoice là gì?
Các công ty cần phải giao invoice để yêu cầu bên mua thanh toán các đơn hàng. Trên thực tế thì invoice là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý nhằm thể hiện sự đồng ý của cả hai bên đối với mức giá niêm yết và các điều kiện thanh toán. Tuy nhiên, còn có những lợi ích và chức năng khác khi sử dụng invoice. Đó là:
– Lưu trữ các hồ sơ: Lợi ích quan trọng nhất của invoice chính là khả năng lưu giữ hồ sơ hợp pháp về việc bán hàng. Điều này cũng giúp bạn có thể biết khi nào một hàng hóa được bán, ai đã mua và ai đã thực hiện việc bán nó.
– Theo dõi quá trình thanh toán: Invoice cũng là một công cụ kế toán rất có giá trị. Nó giúp người bán và người mua theo dõi được các khoản thanh toán và số tiền còn nợ của họ.
– Được pháp luật bảo vệ: Một hoá đơn hợp lệ sẽ là bằng chứng hợp pháp về sự thỏa thuận giữa người mua với người bán về một mức giá ấn định. Nó cũng bảo vệ người bán khỏi các vụ kiện liên quan đến gian lận.
– Khai thuế dễ dàng: Việc ghi chép cũng như lưu giữ tất cả các invoice bán hàng sẽ giúp công ty báo cáo thu nhập của mình và đảm bảo rằng họ nộp đúng và đủ thuế theo quy định.
Giải đáp những khái niệm khác liên quan đến invoice
Proforma invoice là gì?
Nhiều người thắc mắc không biết pro forma invoice là gì. Cụ thể, đây là hóa đơn chiếu lệ, tức là có hình thức như hóa đơn giống với invoice nhưng lại không dùng để thanh toán (chiếu lệ), vì đó không phải là giấy tờ để đòi tiền.
Proforma invoice được viết tắt là PI, thường thấy trong các chứng từ xuất nhập khẩu. Có thể nói đây là 1 bản nháp sơ bộ của hóa đơn, và do đó nó không dùng để đòi tiền được. Mặc dù vậy, hình thức cũng như nhiều nội dung trên đó vẫn giống như hóa đơn thương mại.
Commercial invoice là gì?
Commercial invoice (hay hóa đơn thương mại) sẽ do người thụ hưởng phát hành, là chứng từ xuất khẩu được dùng để làm bằng chứng pháp lý cho các giao dịch giữa người mua và người bán.
Nó chủ yếu dùng trong việc thông quan hàng hóa và giúp xác định các khoản thuế nhập khẩu mà các doanh nghiệp phải nộp. Hóa đơn thương mại này mô tả đầy đủ thông tin về hàng hóa, số lượng cũng như giá trị của chúng theo thỏa thuận trước đó của các bên.
Tax invoice là gì?
Tax invoice trong tiếng Anh được dịch sang tiếng Việt là hóa đơn thuế. Hóa đơn thuế là hóa đơn do đại lý đã đăng ký giao cho người mua thể hiện số thuế mà người mua sẽ phải nộp. Trong hóa đơn sẽ bao gồm các nội dung như mô tả, số lượng, giá trị của hàng hóa, dịch vụ chịu thuế cũng như thuế đã được tính.
E invoice là gì?
E-invoice là một loại hóa đơn được phát hành, nhận và xử lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Nó không phải dạng hóa đơn được in lên giấy giống như những hóa đơn cũ mà chúng ta vẫn thấy.
Trên mỗi hóa đơn điện tử sẽ cấp các mã số thuế khác nhau, mỗi mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ… sẽ đều được lưu trữ hoàn toàn trên máy tính của doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật về quy trình giao dịch điện tử.
Non commercial invoice là gì?
Non commercial invoice được hiểu đơn giản là “hóa đơn phi thương mại”. Đây là một loại chứng từ quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu với chức năng là mở tờ kê khai và kê khai về những vấn đề như giá cả, thuế hải quan nhưng không nhằm mục đích thanh toán giữa các bên mua và bán (tức là hóa đơn này không dùng để thanh toán).
VAT invoice là gì?
Hóa đơn đỏ trong Tiếng Anh còn được gọi là “VAT invoice” hay “Value Added tax”. Đây là một loại chứng từ thể hiện giá trị hàng bán hoặc cũng có thể là giá trị dịch vụ cung cấp cho người mua hàng. Trên hoá đơn này sẽ thể hiện đầy đủ thông tin của người bán và người mua (tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ đăng ký).
Messrs trong invoice là gì?
For account and risk of messrs là một phần không thể thiếu trong hóa đơn do đó trong quá trình điền thông tin mọi người cần phải ghi thật đầy đủ và chính xác. Bởi vì các hóa đơn này không chỉ có ý nghĩa trong các giao dịch, mà còn mang tính pháp lý rất cao. Trong một số trường hợp khác nó có thể lấy làm căn cứ để giải quyết những mâu thuẫn phát sinh giữa bên bán và bên mua.
Freight invoice là gì?
Freight invoice (viết tắt là FI) được sử dụng bởi những người chuyên chở. Mục đích là để liệt kê các hàng hóa được vận chuyển cũng như chi phí vận chuyển của chúng. Nó được xem như một hợp đồng chứng nhận cho việc:
- Tiếp nhận hàng hóa cần được vận chuyển.
- Người vận chuyển đã xác nhận cho người gửi hàng.
- Là chứng từ quan trọng để nhận hàng tại cảng đích, đặc biệt là trong vận chuyển qua đường biển
Shipping invoice là gì?
Shipping invoice (viết tắt là SI) về cơ bản chỉ mô tả những mặt hàng được vận chuyển từ đơn vị này sang khác đơn vị khác, cùng với chi phí vận chuyển của chúng. Đôi khi SI cũng được hiểu như là 1 FI vậy.
Sales invoice là gì?
Sales invoice có nghĩa là hóa đơn bán hàng hay còn được gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp. Đây là chứng từ quan trọng do người bán lập nên để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hóa cũng như dịch vụ của các tổ chức, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh cho bên mua hàng. Bên mua hàng có thể là các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh hay khách hàng lẻ.
Consular invoice là gì?
Hóa đơn lãnh sự là hoá đơn có xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán. Hoá đơn lãnh sự sẽ có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.
PO(Purchase Order ) là gì? Tìm hiểu và quy trình sử dụng của PO
ETA là gì? ETD là gì? trong xuất nhập khẩu – Cách phân biệt chúng
Hy vọng bài viết này của chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ invoice là gì cũng như các loại invoice hiện hành khác để mở rộng kiến thức của mình trong ngành xuất nhập khẩu nhé!
