FAQ – thuật ngữ được sử dụng rất nhiều trên các trang mạng xã hội, website, ứng dụng… với mục đích là để giải đáp. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ FAQ là gì? Ý nghĩa, phân loại, các làm FAQ như thế nào? Hãy cùng với chúng tôi tìm hiểu các thông tin có liên quan đến FAQ nhé!
FAQ là gì?
FAQ chính là viết tắt của “Frequently Asked Questions”, dịch ra có nghĩa là “Câu hỏi thường gặp”. Đây là một loại tài liệu giải đáp các câu hỏi thường gặp về một chủ đề cụ thể nào đó hoặc một sản phẩm, dịch vụ nào đó.
Tài liệu FAQ sẽ có chứa các câu hỏi thường gặp về sản phẩm, dịch vụ hoặc là chủ đề, được phân loại một cách rõ ràng và trả lời chi tiết để người đọc có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Các câu hỏi thường gặp trong tài liệu FAQ có thể là các câu hỏi về tính năng, giá cả, cách sử dụng, bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật hay các vấn đề khác có liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ đó.
FAQ được sử dụng rộng rãi trên các trang web, sản phẩm, dịch vụ hay tại các cơ quan Chính phủ nhằm giải đáp những thắc mắc thường gặp của người dùng. Từ đó giúp họ giải quyết được các vấn đề của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tài liệu FAQ cũng giúp cho người quản lý dịch vụ hoặc sản phẩm đó có thể giải đáp được các câu hỏi của khách hàng một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.
Phân loại FAQ là gì?
FAQ có nhiều loại khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng của người quản lý. Cụ thể có thể chia thành các loại FAQ dưới đây:
- FAQ Facebook
Đây chính là bộ câu hỏi phổ biến của người dùng trong quá trình sử dụng Facebook về các vấn đề có liên quan đến dịch vụ mạng xã hội. Đặc điểm nổi bật của nó chính là giúp giải quyết những câu hỏi, vấn đề cho người sử dụng Facebook một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
FAQ sẽ đưa ra những câu trả lời cho các câu hỏi cụ thể về sản phẩm hoặc là những hoạt động trên Facebook của người dùng. Ngoài ra thì FAQ cũng đóng vai trò là điểm liên lạc, kết nối đầu tiên khi mà người dùng có bất kì câu hỏi nào.
- FAQ MD
FAQ MD xảy ra khi mà tài khoản cá nhân Facebook của bạn bị người khác báo cáo là tài khoản giả mạo. Để xử lý trường hợp này thì bạn cần phải liên lạc, gửi mail nhờ sự hỗ trợ của Facebook. Đương nhiên, bạn cũng cần phải cung cấp những thông tin cần thiết để chứng minh rằng tài khoản của bạn không phải là tài khoản giả mạo.
- FAQ Apps
FAQ Apps xuất hiện như một hình thức xử lý những tài khoản nặng nhất nếu như bạn vi phạm chính sách trên Facebook. Lúc này thì tài khoản của bạn đã bị khóa bởi nhiều lý do như: Apps của bạn chứa Code nguy hiểm, bạn Spam thông tin độc hại hoặc là quản lý quá nhiều Page hay các Group ảo… Khi bị khóa tài khoản với lý do vi phạm FAQ Apps thì bạn sẽ không thể nào mở lại được tài khoản được nữa.
- FAQ trên Website
Trang FAQ thường gặp trên trang web hiện được sử dụng rất rộng rãi bởi nhiều nhà điều hành trang web. Đặc biệt đối với các website về sản phẩm, dịch vụ hay là thương mại điện tử thì họ rất quan tâm đến FAQ.
Ngoài ra thì bạn cũng có thể để lại một trang hoặc một phần trên trang web để hiển thị tất cả các câu hỏi của khách hàng. Đồng thời cung cấp câu trả lời chi tiết về các sản phẩm hay dịch vụ của công ty bạn.
Để phát huy tối đa tính hiệu quả của FAQ thì bạn cần chủ động trong việc duy trì và cập nhật thường xuyên tất cả các câu hỏi, câu trả lời chi tiết, đầy đủ và chính xác nhất. Bởi trong tương lai, nếu như khách hàng hay người dùng có những thắc mắc tương tự như vậy thì họ sẽ không cần phải mất thời gian chờ đợi lời giải đáp từ bạn nữa.
Ý nghĩa của FAQ là gì?
Khi người dùng có những thắc mắc về một sản phẩm, dịch vụ nào đó của doanh nghiệp và liên tục có những câu hỏi đặt ra thì chắc hẳn doanh nghiệp sẽ không thể hỗ trợ trả lời hết được tất cả các câu hỏi đó. Vậy nên việc triển khai câu hỏi thường gặp FAQ sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Tất cả các câu hỏi của người dùng sẽ được website tổng hợp lại, sau đó sẽ trả lời một cách nhanh chóng và chi tiết nhất. Đặc biệt, các trang web sẽ tạo ra một bộ câu hỏi cùng với câu trả lời để người dùng có thể căn cứ vào đó và đặt ra những mẫu câu hỏi tương tự.
Bên cạnh đó, cả doanh nghiệp và người dùng đều có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Điều này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc giảm chi phí đầu tư về nhân công, chăm sóc khách hàng. Hơn nữa nó còn giúp website của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và thu hút nhiều khách hàng hơn.
Cách làm FAQ đơn giản
Các nguyên tắc khi xây dựng FAQ
Để xây dựng được một hệ thống FAQ hiệu quả nhất thì bạn cần phải dựa trên các nguyên tắc quan trọng dưới đây:
- Tuyệt đối không được đưa ra những câu hỏi trùng lặp nội dung, không đặt ra các câu hỏi quá dài hoặc là quá ngắn mà cần phải được đồng nhất với chủ đề của bài viết.
- Xây dựng hệ thống câu hỏi cũng như câu trả lời chuẩn SEO để tối ưu hóa từ khóa.
- Đưa ra những thông tin FAQ phải đi đúng với trọng tâm và thật hữu ích đối với người sử dụng.
Mẹo giúp xây dựng hệ thống FAQ hiệu quả
Để xây dựng được nội dung FAQ hiệu quả nhất thì bạn cần phải nắm được những mẹo quan trọng như sau:
- Tập trung khai thác mọi thắc mắc của khách hàng
Trước khi bắt tay vào xây dựng bộ câu hỏi FAQ thường gặp thì bạn cần phải nghiên cứu một cách kỹ lưỡng về những nhu cầu của khách hàng. Nếu là doanh nghiệp kinh doanh thì bạn cần phải tập trung đưa ra những thắc mắc của khách hàng về vấn đề đó. Để thu thập một cách dễ dàng nhất thì có thể sử dụng địa chỉ email của khách hàng mục tiêu hay là các form khảo sát, biểu mẫu…
- Trình bày theo các nhóm thông tin của câu hỏi
Bạn nên trình bày cũng như sắp xếp trang câu hỏi thường gặp của mình theo nhóm thông tin để người dùng có thể tìm hiếm cũng như xác định nội dung đơn giản hơn bằng các heading phù hợp nhất.
- Câu trả lời ngắn gọn, đơn giản
Bạn không cần phải đưa ra câu trả lời một cách quá chi tiết. Tốt nhất là bạn nên trả lời một cách thật đơn giản, ngắn gọn và thật dễ hiểu. Không nên lạm dụng quá nhiều từ ngữ chuyên ngành bởi điều này sẽ khiến cho các khách hàng cảm thấy khó hiểu.
- Bổ sung thêm hình ảnh
Bạn nên thêm hình ảnh để cho khách hàng hình dung về vấn đề mà họ đang thắc mắc. Bên cạnh đó việc đưa hình ảnh xen kẽ cũng sẽ khiến cho trang của bạn trở nên sống động và không bị nhàm chán.
Có thể bạn quan tâm:
Mạng xã hội là gì? Mục đích của mạng xã hội và mặt lợi mặt hại
Nhu cầu là gì? Các nhu cầu thiết yếu trong cuộc sống hiện đại
Trên đây là những thông tin liên quan đến FAQ là gì. FQA giúp bạn sẽ có thể quản lý và cập nhật thông tin của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Từ đó tăng khả năng chia sẻ cũng như phát triển thương hiệu. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác liên quan đến FAQ hãy để lại bình luận bên dưới bài viết này nhé!
