Quản lý thời gian là kỹ năng cơ bản mà ai cũng cần phải có. Đây là yếu tố giúp bạn giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Vậy thì kỹ năng quản lý thời gian là gì? Quy trình áp dụng như thế nào cho chính xác? Mời bạn đọc dõi theo bài viết này của muahangdambao.com để tìm kiếm đáp án cho mình nhé!
Tìm hiểu định nghĩa kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là cách bạn sắp xếp, phân chia công việc cần phải hoàn thành trong một khoảng thời gian phù hợp nhằm đạt kết quả cao nhất. Để tạo ra năng suất làm việc tối đa thì lời khuyên dành cho bạn là nên lập 1 bảng kế hoạch chi tiết công việc theo mốc thời gian ngày, tháng và năm.
Ví dụ, cùng một lượng công việc đặt ra và thời gian để hoàn thành công việc là giống nhau, người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ hoàn thành công việc với trạng thái thoải mái mà vẫn có thời gian để nghỉ ngơi. Trong khi người không có kỹ năng này sẽ không biết phải bắt đầu công việc từ đâu và dần dần bị áp lực và căng thẳng chèn ép trong công việc.
Có kỹ năng quản lý thời gian để làm gì?
Việc trau dồi và phát triển kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ mang đến cho cá nhân và doanh nghiệp những giá trị to lớn như sau:
Khiến hiệu quả trong công việc được nâng cao
Bất cứ một cá nhân, tổ chức nào sở hữu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả đều biết cách làm thế nào để phân chia nhiệm vụ, công việc theo trình tự cần ưu tiên và đưa ra mục tiêu thời gian để có thể hoàn thành nó. Chính điều này sẽ giúp cho việc triển khai cũng như kiểm soát công việc được diễn ra hiệu quả, áp lực thời gian giảm đi đáng kể và từ đó nâng cao hiệu suất công việc.
Giảm tải phần nào áp lực công việc và cuộc sống
Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì chúng ta sẽ không thể biết được mình phải làm điều gì trước tiên và những công việc mà mình thực hiện sẽ đi đến đâu. Việc này sẽ dẫn mọi người đến tình trạng luôn luôn phải chịu cảnh áp lực, căng thẳng không chỉ trong công việc mà còn cả trong đời sống. Đặc biệt, khi không có kế hoạch cụ thể cho công việc của mình sẽ rất dễ gây lãng phí thời gian vào những điều vô giá trị, không cần thiết.
Cuộc sống của bạn luôn trong trạng thái cân bằng
Mỗi một người đều chỉ có 24 tiếng để dành thời gian cho công việc, gia đình, bạn bè, nghỉ ngơi và những sở thích cá nhân. Chính vì thế, việc quản lý thời gian và sắp xếp công việc khoa học cũng sẽ giúp mọi người có thể dễ dàng cân bằng được cuộc sống để không bị bỏ quên một khía cạnh nào đó.
Hạn chế đến mức tối đa được những thói quen xấu
Nếu không rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hợp lý thì sẽ khiến con người ta dễ hình thành nên thói quen ỷ lại, chậm deadline và khả năng sáng tạo trong công việc. Điều này không chỉ gây ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc mà còn hạ thấp hình ảnh của bản thân trong mắt đồng nghiệp, bạn bè và người thân. Do đó, cần trau dồi và rèn luyện kỹ năng làm việc theo kế hoạch để hạn chế được những thói quen xấu này.
Các bước đơn giản rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian cho học sinh, sinh viên
Dưới đây là những cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian của sinh viên, học sinh mà bạn có thể tham khảo:
Xác định mục tiêu cần làm
Xác định chính xác mục tiêu cần thực hiện được coi là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay. Một khi đã xác định được mục tiêu của mình là gì thì bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để hoàn thiện mục tiêu đó.
Khi một kế hoạch lớn được cụ thể hóa thành các mục tiêu nhỏ thì danh sách công việc sẽ trở nên chi tiết và rõ nét hơn. Như vậy, thời gian hoàn thành cũng dễ dàng được xác định cụ thể.
Kết quả là bạn luôn luôn là người ở thế chủ động trong từng quy trình làm việc và có thể làm chủ được nhiều tình huống phát sinh bất ngờ, từ đó hiệu quả và năng suất làm việc cũng được cải thiện rất nhiều.
Liệt kê đầy đủ những công việc cần phải làm
Việc cần làm đầu tiên nếu bạn muốn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian là cần phải biết được những công việc phải làm là gì? Có bao nhiêu việc cần hoàn thiện trong hôm nay, trong tuần này.
Và đó chính là lý do bạn cần liệt kê ra danh sách các công việc mình cần thực hiện trong tuần này, kể cả những việc có deadline trong tuần sau nhưng vẫn cần bắt đầu công việc trong tuần này thì đều phải liệt kê ra hết nhé.
Đối với những việc lớn cần hoàn thành thì chúng ta nên phải làm các công việc nhỏ trước. Cố gắng càng chi tiết càng tốt, bởi như thế, các bạn sẽ quản lý được thời gian hiệu quả hơn.
Sắp xếp đầu công việc theo thứ tự cần ưu tiên
Khi đã có các list các công việc rồi thì bạn cần bổ sung thêm 2 điều chính là mức độ quan trọng và thời gian deadline cần hoàn thành cho từng công việc. Sau đó có thể sắp xếp chúng theo 4 nhóm sau đây:
- Ưu tiên số 1: Cực kỳ quan trọng và cần hoàn thành gấp.
- Ưu tiên số 2: Không quá quan trọng nhưng vẫn cần hoàn thành gấp.
- Ưu tiên số 3: Rất quan trọng nhưng không cần hoàn thành ngay.
- Ưu tiên số 4: Không quan trọng và cũng không cần hoàn thành gấp.
Đây chính là thứ tự công việc mà các bạn có thể dựa vào để hoàn thành tốt các công việc và deadline của mình.
Lập thời gian biểu hàng tuần để quản lý quỹ thời gian hiệu quả hơn
Mỗi ngày bạn nên dành ra khoảng 10 tiếng để làm và hoàn thiện các công việc cần làm. Vậy thì mỗi tuần, bạn sẽ có 70 tiếng để sắp xếp các công việc cho khớp với thứ tự cũng như thời gian hoàn thành các công việc.
Còn nếu thời gian đi học trên trường mỗi tuần của bạn là khoảng 30 tiếng. Thời gian học nhóm, thuyết trình… là khoảng 10 tiếng. Thời gian ôn bài, làm bài tập rơi vào tầm 10 tiếng thì còn khoảng 20 tiếng các bạn có thể đi làm thêm, sinh hoạt trong các câu lạc bộ, đi học ngoại ngữ…
Nếu để thời gian trống quá nhiều khi các bạn còn trẻ thì sẽ khá uổng phí. Sau này đi làm rồi, bận rộn nhiều công việc thì sẽ không còn nhiều thời gian để làm những việc cần làm giống như hồi sinh viên nữa.
Tuân thủ đúng theo thời gian biểu đã lập
Khi đã lên được thời gian biểu rồi thì việc giữ kỷ luật, tuân thủ giờ nào việc nấy, đang làm việc này thì không chen sang làm việc khác là vô cùng cần thiết. Các bạn cần tập trung cao độ, không lướt Facebook, không làm các việc khác ngoài công việc nếu việc này chiếm quá nhiều quỹ thời gian để có thể hoàn thành công việc đang làm. Nếu có việc nào đó phát sinh đột xuất hay cần phải làm gấp thì các bạn cũng khoan làm ngay mà nên ghi chú nó ra sổ tay rồi mới đến bước tiếp theo.
Đổi lịch 1 cách linh hoạt khi cần thiết
Một người sở hữu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, là một người biết linh hoạt về mặt thời gian, không cứng nhắc, biết thay đổi lịch, dời lịch khi cần thiết. Vì đôi khi có nhiều việc bất đắc dĩ xảy đến, công việc phát sinh đột xuất.… Những lúc cần phải đổi lịch có thể sẽ không hề dễ dàng đối với thời gian biểu của bạn trước đó. Nhưng sau này khi đã quen thì bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn, đổi lịch sao cũng được, miễn là không quá bận hay bỏ sót công việc cần làm là được.
Luôn tổng kết mọi việc vào cuối ngày
Tổng kết cuối ngày là bước vô cùng quan trọng cho kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Đôi khi, dù đã cố gắng nhưng vẫn có quá nhiều công việc mà bạn không thể hoàn thành đúng lịch được. Nhiều lúc, nếu theo thời gian biểu là phải hoàn thành 5 công việc/ngày nhưng đã hết ngày mà lại chỉ làm xong 4 việc. Chính vì thế, cuối mỗi ngày thì các bạn cần tổng kết lại, nếu có việc nào chưa hoàn thành được thì cần bổ sung vào thời gian biểu của hôm sau và điều chỉnh sao cho hợp lý nhất. Hay có lỡ lấn sang việc của hôm sau thì cũng cần điều chỉnh lại ngay.
Các kỹ năng cần thiết khác:
- Kỹ năng sống
- Kỹ năng mềm
- Kỹ năng cứng
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Khả năng giao tiếp
- Kỹ năng bán hàng
- Kỹ năng đàm phán
- Kỹ năng thuyết trình
Hy vọng những thông tin chúng tôi đã cung cấp trong bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu được kỹ năng quản lý thời gian là gì và biết cách để áp dụng quy trình quản lý thời gian hợp lý nhất!
