Hoá đơn điện tử là gì? Những điều cần biết về lập hoá đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là giải pháp thay thế hóa đơn giấy, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì và các thắc mắc thường gặp trong bài viết sau đây nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (tiếng Anh là e-invoice) là tập hợp thông tin, dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

Mọi hoạt động liên quan đến loại hóa đơn này đều được xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế và lưu trữ trên máy tính của các bên liên quan theo quy định.

Hóa đơn điện tử là gì mà thay thế hóa đơn giấy được?
Hóa đơn điện tử là gì mà thay thế hóa đơn giấy được?

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc về số lượng theo trình tự thời gian và chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử bao gồm:

  • Hóa đơn xuất khẩu
  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Các loại hoá đơn khác như: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
  • Phiếu, chứng từ thu cước phí vận chuyển hàng không, vận tải quốc tế, thu phí dịch vụ ngân hàng… được lập theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật.

Yêu cầu về hóa đơn điện tử hợp lệ

  • Có sự đảm bảo tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin trong hóa đơn điện tử, có nghĩa là thông tin đầy đủ, chưa bị thay đổi, trừ các thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ và hiển thị
  • Thông tin trên hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:

  • Doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu số 1 ban hành kèm Thông tư 32)
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan quản lý và trang thông tin của Tổng cục thuế (theo mẫu số 2 ban hành kèm Thông tư 32)
  • Ký số vào hóa đơn mẫu và gửi đến cơ quan quản lý thuế
Hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định
Hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử:

  • Tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và thực hiện giao dịch khai thuế điện tử với cơ quan thuế hoặc có sử dụng giao dịch điện tử với ngân hàng
  • Đáp ứng yêu cầu về địa điểm, đường truyền tải, mạng thông tin, thiết bị truyền tin phục vụ cho hóa đơn điện tử
  • Có đội ngũ đủ chuyên môn, năng lực trong thực thi và quản lý hóa đơn điện tử
  • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
  • Có hệ thống phần mềm bán hàng và kế toán kết nối với nhau, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử được cập nhật tự động vào phần mềm (cơ sở dữ liệu) kế toán khi lập hóa đơn
  • Có quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu đáp ứng yêu cầu về chất lượng như: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố

Lợi ích của hóa đơn điện tử với doanh nghiệp

  • Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn
  • An toàn và bảo mật

Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm, giúp khách hàng an tâm, tránh rủi ro trong bảo quản, hạn chế tình trạng hóa đơn giả. Khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống để trích xuất và lưu trữ hóa đơn ngay trên phần mềm, hoặc in hóa đơn điện tử nếu cần.

  • Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu thủ tục hành chính
  • Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng bao gồm: email, SMS…
Hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Lập hóa đơn điện tử

  • Người bán hàng hóa, dịch vụ lập hóa đơn điện tử trực tiếp trên hệ thống phần mềm của mình
  • Người bán hàng hóa, dịch vụ lập hóa đơn điện tử bằng cách truy cập vào hệ thống phần mềm của đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ này

Gửi hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ:

  • Gửi trực tiếp: sau khi lập hóa đơn điện tử, ký điện tử, người bán truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức thỏa thuận giữa hai bên.
  • Gửi thông qua đơn vị trung gian: người bán truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian để lập hóa đơn và ký điện tử sau đó gửi cho người mua

Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập

Áp dụng đối với các trường hợp hóa đơn điện tử sai địa chỉ, mã số thuế…

  • Nếu hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc chưa kê khai thuế thì cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai khá đơn giản là hủy đi khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Tuy nhiên, hóa đơn này vẫn phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan Nhà nước khi cần.
  • Nếu hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng, đã kê khai thuế thì cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai là lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của hai bên, ghi rõ sai sót và người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

Hóa đơn này cần ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm), số lượng hàng hóa, giá bán, thuế giá trị gia tăng… và không được ghi số âm (-).

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán cần chứng minh nguồn gốc, xuất xử của hàng hóa trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật và dấu của người bán theo quy định.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi

Điều kiện chuyển đổi

  • Phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc
  • Có ký hiệu riêng xác nhận chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
  • Có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi

Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng này bao gồm các thông tin như sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (“ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ tên, chữ ký của người chuyển đổi, thời gian chuyển đổi.

Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có mã xác thực

Đây là loại hóa đơn khi tổ chức/cá nhân muốn phát hành phải thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Cơ quan thuế cấp mã xác thực, số hóa đơn và tổ chức/cá nhân tiến hành ký điện tử (bằng chữ ký số) trên hóa đơn. Do đó, người phát hành hóa đơn không phải báo cáo tình hình sử dụng theo định kỳ.

Hóa đơn điện tử không có mã xác thực

Hay còn được gọi là hóa đơn điện tử không có mã tra cứu, được áp dụng thí điểm cho các doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/11/2018 và áp dụng bắt buộc cho các doanh nghiệp cả nước từ ngày 01/01/2020.

Loại hóa đơn này giống với hóa đơn giấy về các thủ tục như: xuất, hủy, xóa bỏ, thu hồi hóa đơn nếu có sai sót. Doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn này theo tháng, quý.

Một số thắc mắc về hóa đơn điện tử

Khi nào cần sử dụng hóa đơn điện tử nhiều trang?

Trong trường hợp số lượng hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, trong các lĩnh vực như: siêu thị, vật tư xây dựng…

Người bán cần đăng ký với cơ quan thuế và Cục Thuế sẽ xem xét cho cơ sở kinh doanh đó được sử dụng hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang hay không.

Xử lý hóa đơn điện tử nhiều trang tương tự hóa đơn giấy
Xử lý hóa đơn điện tử nhiều trang tương tự hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử xuất lùi ngày được không?

Theo quy định, hóa đơn điện tử phải xuất tại đúng thời điểm lập hóa đơn, không thể xuất trước hoặc xuất lùi thời gian, nếu không sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

Tuy nhiên, Mục a, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39 về hóa đơn điện tử cũng có quy định về một số ngành nghề đặc thù như sau:

  • Dịch vụ cung cấp điện, nước sinh hoạt, viễn thông, truyền hình: chậm nhất không quá 7 ngày kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ hoặc ngày kết thúc kỳ hạn đối với dịch vụ viễn thông, truyền hình.
  • Dịch vụ xây dựng, lắp đặt: thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình; khối lượng xây dựng, hoàn thành lắp đặt, không phân biệt đã thu hay chưa thu tiền.
  • Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà ở: ngày thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ trong hợp đồng
  • Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu: ngày hoàn tất thủ tục hải quan là ngày xác định doanh thu tính thuế

Hóa đơn điện tử có hủy được không?

Hóa đơn điện tử có thể hủy được trong 2 trường hợp sau đây:

  • Hóa đơn xuất sai, người bán và người mua chưa kê khai thuế
  • Hóa đơn quá thời hạn lưu trữ 10 năm theo Luật kế toán

Hóa đơn điện tử hủy như thế nào cần căn cứ theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn điện tử có thể hủy được
Hóa đơn điện tử có thể hủy được

Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không?

Theo quy định, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có ngày lập nhưng không yêu cầu ngày ký. Tuy nhiên, ngày xuất hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên mua – bán nên ngày lập và ngày ký hóa đơn sẽ trùng nhau.

Nếu ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử chênh lệch nhau thì được coi là không hợp lệ và có thể bị cơ quan thuế xử phạt, loại trừ chi phí theo quy định. Vì vậy, kế toán bên mua và bên bán cần lưu ý lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, nghiệp vụ cao để tránh các vướng mắc về sau.

Qua bài viết trên đây chắc hẳn các bạn đã biết hóa đơn điện tử là như thế nào và cách quản lý rồi đúng không? Hy vọng bài viết này đã giúp các bạn hiểu được các quy định cơ bản về loại hóa đơn này, nhất là các bạn kế toán trẻ.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *