File PDF là một trong những định dạng file văn bản được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Nhưng không phải ai cũng hiểu rõ file PDF là gì, từ đó gặp lỗi khi sử dụng. Các lỗi thường gặp ở file PDF là: file PDF không in được, file PDF không cho copy, không mở được file PDF, không biết file pdf có chỉnh sửa được không,… Tham khảo bài viết sau để thao tác dễ dàng với file PDF nhé!
File PDF là gì?
Sử dụng nhiều nhưng bạn đã hiểu bản chất file PDF là gì chưa? Portable Document Format là tên gọi đầy đủ của dạng file PDF. Đây là tập tin văn bản khá phổ biến, là định dạng tài liệu di động của hãng Adobe Systems. Không khác gì so với định dạng Word, dạng file PDF cũng hỗ trợ cùng font chữ, hình ảnh, âm thanh sống động cùng một số hiệu ứng khác cho người dùng.
Dù trên môi trường làm việc khác nhau nhưng một bản PDF sẽ được hiển thị giống hệt nhau. Có thể nói đây là một trong những ưu điểm siêu việt khiến định dạng file PDF được ứng dụng phổ biến, nhất là trong các lĩnh vực như: phát hành sách báo hoặc phát hành tài liệu bằng Internet.
File PDF mở bằng gì?
Có lẽ việc đọc file PDF với bất cứ trình duyệt web nào như Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge chính là điều mà người dùng nào cũng tâm đắc vì tính tiện dụng của nó. Tất cả trình duyệt trên hầu như đều đã có tính năng đọc file PDF. Tuy phương pháp này không tích hợp nhiều các tính năng đa dạng khác nhưng đây là cách nhanh và hiệu quả nhất để xem được tài liệu.
Lưu ý rằng, không phải trình duyệt nào cũng có thể tương thích với mọi file PDF để có thể mở và đọc được. Hiện tại vẫn chưa có công nghệ nào có thể khiến tất cả các trình duyệt đều tương thích với mọi file PDF. Một nhược điểm nữa ai cũng có thể thấy đó là phương pháp này chưa được cập nhật và còn thiếu nhiều tính năng khác như điền thông tin, ký tài liệu hoặc chú thích,… Vì vậy, hãy tham khảo các hướng dẫn để mở file PDF sau:
Foxit Reader
Không có ai sử dụng máy tính hay thiết bị điện tử để truyền dữ liệu mà không biết đến Foxit Reader. Vì độ gọn nhẹ, phù hợp với mọi cấu hình máy tính nên Foxit Reader trở thành phần mềm đọc file nổi tiếng. Ngày nay, phần mềm Foxit Reader đã có nhiều tính năng và ứng dụng mới nổi như tạo mật khẩu, chữ ký, tạo file PDF mới…. và còn nhiều tính năng khác nhờ có công nghệ thông tin phát triển. Nhiều người dùng ưa thích Foxit Reader hiện nay vì khá nhiều ưu điểm mà nó mang lại như sau:
– Hầu như mọi cấu hình máy tính hiện nay đều phù hợp với Foxit Reader.
– Cho phép người dùng để lại bình luận trong file PDF.
– Có thể tạo tập tin PDF mới dễ dàng.
– Foxit Reader có hỗ trợ version dành cho điện thoại.
– Gọn nhẹ và dễ sử dụng.
– Foxit Reader có cả phiên bản trả phí và miễn phí.
– Có thể tạo chữ ký để lại dấu ấn cá nhân và tạo mật khẩu bảo vệ file PDF.
– Kết nối để chia sẻ và lưu trữ tập tin PDF trực tuyến với đám mây.
– Không cần biết tiếng Anh vì có lập trình ngôn ngữ tiếng Việt.
Bên cạnh đó, cũng có những nhược điểm là khi tải khá nặng và tốc độ load chậm do nhiều tính năng. Người dùng cũng vì thế mà đôi lúc bị khó chịu và chưa thực sự được thỏa mãn.
Adobe Reader
Adobe Reader là sản phẩm của ông lớn. Nếu đưa lên bàn cân và đem so sánh với phần mềm Foxit Reader, phần mềm Adobe Reader cũng khá ngang tài ngang sức, như một 9 một 10. Đây sẽ là một gợi ý cho những ai đang phân vân chọn một ứng dụng để sử dụng với file PDF. Rất nhiều ưu điểm của Adobe Reader mà bạn có thể tham khảo như sau:
– Giao diện của Adobe Reader cũng dễ sử dụng, thân thiện với người dùng.
– Cho phép tạo ghi chú trên tập tin PDF.
– Kết nối để chia sẻ và lưu trữ tập tin PDF trực tuyến với đám mây.
– Phiên bản dành cho điện thoại của Adobe Reader cho phép người dùng có thể chỉnh sửa, chuyển đổi, đồng thời xem và tạo chữ ký… Ngoài ra, ta còn có thể sử dụng camera để tài liệu với định dạng PDF.
– Adobe Reader có khả năng load file PDF nặng nhanh hơn Foxit Reader rất nhiều.
– Người dùng hiện tại chưa phải trả bất cứ một khoản phí nào do nhà sáng chế vẫn chưa thu phí sử dụng dịch vụ.
Ngược lại, một vài nhược điểm lớn nhất của Adobe Reader đó là:
– Hiện tại, Adobe Reader chưa hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt cho người dùng Việt Nam..
– Nếu bạn không bỏ chọn McAfee Security Scan Plus & McAfee Safe Connect (bị mặc định chọn cài thêm) thì phần mềm vẫn còn nặng hơn so với các phần mềm khác.
Trình duyệt web
Với trình duyệt web, người dùng không cần phải cài thêm bất kỳ một phần mềm nào khác. Để đọc file PDF, ta có thể sử dụng bất kỳ trình duyệt web nào, tiêu biểu như: Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge. Bằng vô cùng thao tác vô cùng đơn giản: chỉ cần kéo file PDF rồi thả vào trình duyệt.
Giao diện cơ bản, dễ sử dụng, nhanh – tiện – đủ dùng chính là những ưu điểm của trình duyệt này. Trình duyệt web rất thích hợp cho những bạn ít phải làm việc với PDF.
Bằng trình duyệt web có sẵn trên Windows, người dùng không cần phải cài thêm phần mềm về nếu cần đọc file PDF. Ngoài ra, trình duyệt web có hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt.
Một vài nhược điểm còn tồn tại đó là: Chỉ phóng to, thu nhỏ, xoay và in được file PDF (dừng ở tác vụ cơ bản như là đọc file PDF). Nếu bạn muốn sử dụng nhiều tính năng hơn trong khi làm việc thì đây không phải là một phương pháp thích hợp.
Những lỗi thường gặp ở file PDF và cách khắc phục
Không mở được file PDF
Không mở được file PDF cũng là những lỗi thường gặp. Như đã nói ở trên, hiện nay có 2 phần mềm đọc file PDF được khá nhiều người sử dụng là Adobe Reader và Foxit Reader. Bạn cần chắc chắn rằng đó là phiên bản mới nhất trong quá trình cài đặt nhé.
Do máy tính cài tường lửa (phần mềm diệt virus) mà trong file PDF có chứa virus hoặc do máy thiếu WinRAR cũng chính là 2 nguyên nhân khiến file PDF không mở được.
Nếu do nguyên nhân thiếu WinRAR thì việc cần làm chỉ là chọn phiên bản WinRAR cho máy tính rồi cài vào là xong.
Thông thường, Microsoft Windows có sẵn tính năng xác định file PDF, nhưng có thể vì lý do nào đó mà file bị tước đi trong quá trình gửi qua mail. Microsoft Windows sẽ không mở được file này nếu tập tin không kết thúc vào file PDF. Các bạn chỉ cần thao tác theo hướng dẫn dưới đây để biết chắc nguyên nhân.
- Bước 1: Lưu tệp PDF vào thư mục Desktop trên máy tính.
- Bước 2: Mở Adobe Reader hoặc Foxit Reader để đọc file PDF. Cách nhanh nhất là vào trong menu Start để tìm phần mềm.
- Bước 3: Kéo file PDF mà lúc trước đã lưu ở Desktop sang phần mềm đọc file. File PDF mà bạn cần đọc sẽ được mở bình thường nếu như tập tin hợp lệ.
Foxit Reader không nhận dạng được file cũng có thể vì tên file PDF của bạn hoặc thư mục lưu trữ là tiếng Việt có dấu. Trường hợp này chỉ xảy ra với phần mềm Foxit Reader phiên bản quá cũ và không hỗ trợ Unicode hoặc tiếng Việt có dấu. Để khắc phục, chúng ta chỉnh sửa tên file PDF thành tên file tiếng Việt không dấu cũng như thư mục lưu trữ nó là xong.
Với tình huống vừa mở file PDF lên đã hiển thị thông báo: “Rất tiếc, đã xảy ra lỗi”, hãy lên lại trang tải file PDF và mở lại bằng trình duyệt web xem có mở được không. Vì tốc độ mạng chậm cũng là một trong số những nguyên nhân gây ra lỗi khi mở file PDF. Hãy mở ngay một trình duyệt mới, thử tải lại một lần nữa bằng kết nối mạng ổn định hơn.
File PDF không in được
File PDF có in được không? Nếu gặp trường hợp file PDF không in được thì làm thế nào? Hãy theo dõi hướng dẫn sau đây và làm theo nhé:
- Cách 1: Cập nhật lại trình điều khiển Driver.
Khi file pdf không in được, hãy cập nhật lại trình điều khiển Driver phiên bản mới nhất và thử in lại file PDF.
- Cách 2: Hãy cài đặt lại Adobe Acrobat.
Muốn in file PDF cho ra bản in đẹp chất lượng thì không thể thiếu Foxit Reader và Adobe Reader. Vậy phải làm sao khi file PDF không in được bằng Foxit Reader? Trong trường hợp file PDF không in được, màn hình máy tính hiển thị Adobe Reader có liên quan đến file PDF, hãy nhanh chóng chuyển sang Foxit Reader để in.
Hãy thử cài đặt lại phần mềm Acrobat nếu như đã kiểm tra các trường hợp máy in không có tác dụng nhé. Nguyên nhân phần mềm bị hỏng hoặc bị lỗi khiến File PDF không in được. Bạn chỉ cần xóa tất cả các dữ liệu trong đó và bắt đầu cài đặt mới. Nên lưu lại dữ liệu để có thể đăng nhập lại vì bạn có thể bị mất giấy phép đã lưu trong phần mềm.
Tải Adobe Reader và Acrobat Cleaner để xóa tất cả các tệp và các cài đặt tệp tạm thời bị bỏ qua. Sau đó điều hướng đến website chính thức của Acrobat, tải và cài đặt lai phần mềm này. Cuối cùng, thử tiếp tục thao tác lại file PDF không in được ban nãy xem đã được chưa?
- Cách 3: Thử định dạng lại phông chữ hoặc hình ảnh
File PDF không in được là do phần mềm Adobe Reader không thể định dạng hoặc không xử lý được phông chữ/hình ảnh. Khắc phục lỗi này như sau: Vào File -> Print -> Advanced -> In như Image -> Ok.
- Cách 4: Xóa thư mục
Chỉ cần vào file xóa thư mục ở ổ đĩa C:\WINDOWS\system32\spool\SPRINTERS.
- Cách 5: Hãy chia nhỏ file PDF để in
Đối với một số file PDF quá nặng vì quá nhiều hình ảnh, ta nên tăng kích thước bộ nhớ của máy in lên hoặc chia nhỏ từng file ra để in dễ dàng.
- Cách 6: Thử khởi động lại dịch vụ Spooler bằng 5 bước sau:
Bước 1: Hãy ngắt kết nối mạng tất cả các thiết bị.
Bước 2: Khởi động lại máy tính, vào Start -> Run.
Bước 3: Tìm “Print Spooker” và click chuột vào Print Spooler -> chọn Restart.
Bước 4: Hủy chọn các tài liệu đang đợi của máy in.
Bước 5: Kết nối máy in của bạn với máy tính hoặc mạng, tiếp tục in file PDF như bình thường.
Chuyển file PDF qua Excel thì làm thế nào?
Smallpdf
Smallpdf sẽ cho phép bạn chuyển đổi tệp PDF sang Excel thật nhanh chóng. Chỉ cần click chọn tệp PDF cần đổi tại nơi bạn lưu trong máy, hệ thống sẽ chuyển sang định dạng Excel và tải được về miễn phí.
- Bước 1: Truy cập Smallpdf.
- Bước 2: Click chọn Choose Files. Hệ thống yêu cầu bạn chọn tệp PDF, hãy click Open để chọn tệp. Website cho bạn 2 lựa chọn chuyển sang Excel theo 2 cách: thông thường (miễn phí) và nâng cao (có tốn phí).
- Bước 3: Hệ thống sẽ chuyển tệp PDF của bạn sang Excel. Bạn chỉ cần click tải về, lưu vào Dropbox hay chuyển vào Google Drive.
IlovePDF
IlovePDF khác với Smallpdf, nó cho phép người dùng thêm nhiều tệp PDF để chuyển sang nhiều file Excel. Như vậy, bạn tiết kiệm được thời gian của mình hơn khi cần chuyển nhiều tệp PDF sang Excel.
- Bước 1: Hãy truy cập website IlovePDF.
- Bước 2: Kéo tệp PDF muốn chuyển vào trang web hoặc click Choose Files. Hệ thống hiển thị yêu cầu chọn tệp PDF để chuyển đổi, sau đó click Open để chọn tệp.
Ta cũng có thể thêm nhiều tệp PDF khi click biểu tượng Thêm tệp. Bảng xem trước các trang PDF của tệp bạn chọn sẽ được hiển thị trên hệ thống, click thanh Chuyển đổi sang Excel dưới góc phải.
- Bước 3: Trang web sẽ thông báo có thể tải tệp về và sử dụng.
Freepdfconvert
Website Freepdfconvert cho phép bạn không chỉ chuyển đổi tệp PDF sang Excel mà còn có thể chuyển sang Word, hoặc ngược lại là chuyển từ các tệp Word, Excel, PowerPoint,… thành dạng PDF. Người dùng còn có thể bảo mật PDF của bạn bằng mật khẩu với tính năng bảo vệ của Freepdfconvert.
- Bước 1: Truy cập website Freepdfconvert.
- Bước 2: Kéo thả tệp PDF cần chuyển đến khung “Chọn tệp”.
- Bước 3: Website sẽ đưa ra các lựa chọn khác nhau như chuyển sang định dạng Word, PowerPoint và cả định dạng ảnh JPG,…
- Bước 4: Chờ đợi website chuyển đổi xong và tải tệp về dưới dạng Excel.
Gửi file PDF qua Messenger
- Bước 1: Người dùng đăng nhập Facebook, mở cửa sổ chat Messenger với đối tượng cần gửi các file tập tin.
- Bước 2: Tại cửa sổ chat Messenger, click chuột vào biểu tượng tùy chọn và chọn “Thêm tập tin”, hoặc biểu tượng gửi tập tin để tiến hành chọn file cần gửi.
- Bước 3: Chọn file muốn gửi. Sau đó click Open để thêm file.
- Bước 4: Tùy theo mức độ dung lượng, file đã chọn sẽ được thêm vào sau một vài giây và ấn phím “Enter” để gửi. Những định dạng file khác như Excel hay PDF cũng gửi tương tự như vậy.
File PDF không cho copy
Trong quá trình thao tác, file PDF có chỉnh sửa được không? Muốn copy văn bản nhưng file PDF không cho copy thì làm thế nào? Trong Adobe Reader, nếu văn bản đó có thể copy được, bạn chỉ cần thao tác đơn giản là chọn nó và nhấp chuột phải và chọn Copy hoặc giữ đồng thời tổ hợp phím Ctrl và phím C. Đối với trường hợp cần copy văn bản từ hình ảnh hoặc tệp PDF được bảo vệ, giải pháp đó chính là sử dụng OCR để copy văn bản PDF.
Đầu tiên, ta cần kiểm tra xem liệu tệp PDF có được bảo vệ trong Adobe Reader không bằng việc tra cứu trong thanh tiêu đề, tìm từ “SECURED”. Cách khác để kiểm tra đó là vào Edit, nhấp vào Protection và sau đó chọn Security Properties. Với phiên bản mới hơn của Adobe Reader và Acrobat, ta nhấp vào Protect trong khung bên phải, các tùy chọn bảo vệ sẽ được hiển thị. Nhấp vào More Options để thấy thông tin Security Properties.
Trong trường hợp đã biết mật khẩu, tất nhiên ta có thể xóa bảo mật và sao chép những gì mình muốn. Còn nếu không, biện pháp duy nhất ta có thể làm là chụp ảnh màn hình của văn bản. Sau đó, sử dụng phần mềm OCR để copy. Thực hiện thao tác chụp ảnh màn hình, ta không cần phần mềm bổ sung. Với Macbook, nhấn tô hợp phím: Command + Shift + 4 trên bàn phím để chụp màn hình. Với các máy tính hệ điều hành Windows khác, hãy sử dụng Công cụ Windows Snipping Tool.
Nếu máy tính của bạn cài đặt Adobe Acrobat, ta cũng có thể sử dụng phần mềm này giúp chuyển đổi văn bản hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa. Mở tệp PDF ra và nhấp vào công cụ Chỉnh sửa PDF nằm ở khung bên phải. Phần mềm sẽ tự động quét toàn bộ tài liệu bằng OCR, đồng thời chuyển đổi tệp thành một tài liệu có thể chỉnh sửa hoàn toàn.
Lưu ý:
- Trong quá trình chụp ảnh màn hình, hãy chắc chắn mức độ thu phóng tài liệu là 100% để văn bản hiển thị thật rõ nét và rõ ràng.
- Có thể sử dụng Microsoft OneNote vì phần mềm này có tích hợp chức năng OCR. Như vậy bạn cũng có thể xử lý thao tác với file PDF không cho copy như bình thường.
Bạn đã hiểu hơn về file PDF là gì chưa? Bài viết trên đã hướng dẫn cụ thể những thao tác đơn giản với file PDF như: chuyển file PDF qua Excel, gửi file PDF qua Messenger, tránh gặp phải những lỗi như: không mở được file PDF, file PDF không cho copy,… Hy vọng bài viết đã giải đáp hết những thắc mắc: file PDF có in được không?, liệu file PDF có chỉnh sửa được không?, file PDF mở bằng gì?, nếu file PDF tải về trên Android nằm ở đâu?…
