Kaizen là gì? 5S là gì? Vì sao các doanh nghiệp hiện nay lại triển khai phương pháp này nhiều đến vậy? Để có thể tìm được lời giải đáp cho những câu hỏi này, mời bạn tham khảo bài viết dưới đây về 5S Kaizen của muahangdambao.com nhé! Cùng nhau bắt đầu thôi nào!
Phương pháp 5S có nghĩa là gì?
5S ở đây chính là một phương pháp, mô hình thường được áp dụng trong các doanh nghiệp lớn với mục đích là tạo ra một môi trường sạch sẽ, gọn gàng, khoa học cũng như tiện lợi cho tổ chức của mình.
5S chính là 5 chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Nhật lần lượt là: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và cuối cùng là Shitsuke mang các ý nghĩa cụ thể như sau:
- Seiri (tức là sàng lọc): Đây là bước phân loại, sàng lọc những vật dụng không còn cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng để giảm tải cho doanh nghiệp và tiết kiệm không gian.
- Seiton (sự sắp xếp): Sau khi đã thông qua bước sàng lọc thì cần phải sắp xếp những vật dụng còn lại thật ngăn nắp, tiện lợi theo một trật tự dễ tìm, dễ lấy và dễ trả lại nhất để công việc có thể diễn ra trôi chảy hơn.
- Seiso (sự sạch sẽ): Là hành động thường xuyên vệ sinh nơi làm việc thật sạch sẽ để có thể cải thiện môi trường làm việc cũng như là nâng cao chất lượng của máy móc. Hành động này không chỉ đem lại không gian làm việc thông thoáng dễ chịu hơn mà còn bảo vệ được vật tư của công ty.
- Seiketsu (sự săn sóc): Có nghĩa là luôn săn sóc và duy trì 3S đã nói ở trên để nơi làm việc luôn gọn gàng, sạch sẽ, thuận tiện và có thể tăng năng suất liên tục.
- Shitsuke (sự sẵn sàng): Có nghĩa chuẩn bị 1 tinh thần sẵn sàng biến những hoạt động bên trên thành nề nếp, thói quen để luyện cho mình tính tự giác làm việc tốt, duy trì 1 môi trường làm việc thuận tiện nhất.
Nguồn gốc của 5S là từ đâu?
Phương pháp 5S được bắt đầu như một phần của hệ thống sản xuất của Toyota – phương pháp sản xuất này đã được các lãnh đạo tại tập đoàn Toyota bắt đầu thực hiện từ những năm 1970s.
Phương pháp này được tính là một phần của Kaizen hay rộng hơn chính là sản xuất tinh gọn. Mục tiêu của 5S là để có thể tăng giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ cho các khách hàng bằng cách tìm ra và loại bỏ những điều thừa thãi từ các quy trình sản xuất.
5S được coi là một phần nền tảng quan trọng của “Hệ thống sản xuất Toyota” bởi vì trước khi nơi làm việc ở trong trạng thái sạch sẽ, có tổ chức nhất thì việc đạt được kết quả nhất quán là 1 điều rất khó. Một không gian làm việc lộn xộn không có trật tự có thể dẫn đến các sai lầm, sản xuất bị ngưng trệ và thậm chí là xảy ra tai nạn lao động. Và tất cả điều này sẽ làm gián đoạn đến hoạt động và tác động tiêu cực đến sản xuất của doanh nghiệp.
Ý nghĩa quan trọng của phương pháp 5S là gì?
Dưới đây là những ích lợi mà phương pháp 5S đem lại:
- Đảm bảo đến mức tối đa sự an toàn cho sức khỏe của nhân viên.
- Tạo sự dễ dàng, thuận lợi và tiết kiệm thời gian hơn trong quá trình làm việc
- Tạo được tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở cho nhân viên trong công ty.
- Nâng cao thêm chất lượng cuộc sống cho nhân viên trong công ty.
- Nâng cao năng suất làm việc cho công ty.
Như đã nói ở trên thì 5S được bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc thì người Nhật sẽ luôn cố gắng hết mình để khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện và tính tự giác của người phải thực hiện các công việc đó.
Người Nhật luôn tìm cách thích hợp sao cho người công nhân cảm thấy thực sự được gắn bó với công việc của mình. Ví dụ, ở trong phân xưởng, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân rằng đây là “công việc của tôi”, “chỗ mà tôi làm việc”, “máy móc của tôi vận hành”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng hơn trong việc chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và từ đó sẽ cố gắng hơn để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt và hiệu quả nhất.
Phương pháp Kaizen là gì?
Kaizen là một triết lý sâu sắc được áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động và cải tiến liên tục trong đời sống của mỗi cá nhân, đời sống gia đình, đời sống xã hội và cả trong môi trường làm việc.
Từ Kaizen trong tiếng Nhật mang ý nghĩa là cải tiến. Ngoài ra Kaizen còn mang theo hàm nghĩa là sự tích lũy dần dần biến nhỏ thành lớn, tập trung vào công cuộc tìm kiếm, xác định và giải quyết những vấn đề còn tồn động để đảm bảo mọi vấn đề đều được giải quyết tận gốc. Triết lý Kaizen tin rằng sức sáng tạo của con người là 1 thứ vô hạn không có điểm dừng.
Khi áp dụng mô hình Kaizen vào trong môi trường làm việc thì có nghĩa là sự cải tiến liên tục đó sẽ liên quan tới tất cả mọi người – từ đội ngũ ban lãnh đạo cho đến mọi nhân viên.
Tất cả các thành viên trong tổ chức đều được khuyến khích để có thể đưa ra các cải tiến trong công việc dù là nhỏ nhất để nâng cao được chất lượng trong công việc và giảm tối đa chi phí hoạt động.
Để phương pháp Kaizen trong sản xuất có thể hoạt động hiệu quả nhất thì nó đòi hỏi phải có được sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi thành viên ở trong tổ chức đó. Tóm lại thì Kaizen chính là sự cải tiến liên tục dựa theo các nguyên tắc, định hướng cũng như chương trình nhất định, phổ biến nhất mà ta có thể kể đến như:
5S (bao gồm Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke): Đây là phương pháp được áp dụng trong doanh nghiệp để xây dựng một môi trường làm việc gọn gàng, khoa học và sạch sẽ nhất.
- JIT (Just in time): Có nghĩa là sản xuất tức thời, phương pháp xây dựng thói quen đúng với thời hạn trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất nhằm giảm thiểu sự lãng phí khi sản xuất. Nó được Toyota đi đầu tiên phong sử dụng và đã đạt được nhiều thành tựu.
- PDAC (gồm có Plan, Doing, Check và Act): Đây là phương pháp xây dựng 1 hệ thống quy trình làm việc tối ưu hiệu quả hơn.
- QCC: Chính là một nhóm những người tình nguyện thực hiện công việc đào tạo cũng như kiểm soát chất lượng Kaizen tại nơi đang làm việc.
Các đặc điểm nổi bật của phương pháp Kaizen
Theo như những khái niệm đã được đề cập ở trên thì Kaizen bao gồm các đặc điểm chính như sau:
- Là một quá trình nhằm thực hiện những cải tiến liên tục tại nơi làm việc.
- Tập trung vào 1 mục tiêu chính nhằm nâng cao năng suất lao động, thỏa mãn các yêu cầu từ phía khách hàng song song với việc giảm thiểu lãng phí (chi phí, thời gian,…).
- Được triển khai với sự tham gia và đồng thuận của tất cả các thành viên và ban lãnh đạo trong doanh nghiệp.
- Có tính yêu cầu cao về các hoạt động nhóm.
- Công cụ hữu hiệu khi chúng ta thực hiện triết lý Kaizen đó chính là thu thập, phân tích dữ liệu.
Lợi ích của Kaizen trong doanh nghiệp là gì?
Kaizen mang lại hai lợi ích quan trọng nhất, đó là:
Những lợi ích hữu hình
- + Giúp doanh nghiệp tích luỹ được các cải tiến nhỏ để biến chúng trở thành những kết quả lớn hơn, thành tựu cao hơn.
- + Làm giảm các lãng phí để tăng năng suất lao động.
Những lợi ích vô hình
- + Tạo thêm động lực mạnh mẽ để thúc đẩy từng cá nhân đưa ra các ý tưởng cải tiến góp ý cho hệ thống vận hành của công ty.
- + Tạo nên tinh thần làm việc cao hơn cho tập thể, xây dựng sự đoàn kết cho khối nhân viên.
- + Tạo dựng ý thức tự giác, luôn hướng tới sự giảm thiểu lãng phí không cần thiết.
- + Xây dựng nên 1 nền văn hoá công ty lành mạnh.
10 nguyên tắc Kaizen mà bạn cần ghi nhớ
Bởi vì việc thực thi Kaizen đòi hỏi phải cho phép tư duy đúng trong toàn bộ công ty, 10 nguyên tắc giải quyết tư duy Kaizen ngay sau đây thường được coi là cốt lõi của triết lý.
- Hãy từ bỏ hoàn toàn các giả định ra khỏi suy nghĩ.
- Hãy có sự chủ động từ chính bản thân để giải quyết các vấn đề.
- Đừng vội vàng chấp nhận hiện trạng.
- Hãy dần dần từ bỏ những chủ nghĩa hoàn hảo để chấp nhận những sai sót có thể xảy ra. Đồng thời nên có thái độ thay đổi lặp đi lặp lại để dần thích nghi với công việc.
- Tìm kiếm giải pháp khắc phục khi chẳng may bạn mắc phải những sai lầm.
- Tạo nên một môi trường lành mạnh công bằng mà mọi người đều cảm thấy bản thân được trao quyền tự do.
- Đừng dễ dàng chấp nhận những vấn đề đã quá rõ ràng; thay vào đó, hãy đặt những câu hỏi “tại sao” nhiều lần để có thể tìm đến nguyên nhân gốc rễ như vậy mới có thể giải quyết triệt để.
- Tiếp nhận thông tin và ý kiến từ nhiều người chứ đừng nghe 1 phía.
- Áp dụng những sáng tạo của bản thân để tìm cách giảm chi phí cũng như phát triển những cải tiến nhỏ.
- Không bao giờ ngừng cải thiện bản thân để sẵn sàng đối mặt với những thử thách mới.
Phân biệt phương pháp Kaizen với 5S
Kaizen về cơ bản là một triết lý, một chiến lược cụ thể xuyên xảy ra suốt quá trình hoạt động của một tổ chức doanh nghiệp bằng cách liên tục cải tiến cũng như sáng tạo nhằm đạt được mục tiêu và giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận đồng thời khiến cho quá trình làm việc của mỗi cá nhân được trở nên đơn giản, tiện ích và hiệu quả hơn nhiều.
Trong khi đó, 5S lại là một phương pháp, một phương thức trong rất nhiều các phương thức thuộc vào hệ thống của Kaizen. 5S thường chú trọng vào một mảng nhất định nào đó nhằm mang đến sự gọn gàng tiện lợi nhất cho nơi bạn làm việc. Từ đó góp phần làm tăng năng suất cho doanh nghiệp bằng cách tạo thêm được nhiều diện tích lưu trữ, giảm thiểu thời gian tìm kiếm tài liệu…
Nhìn chung thì Kaizen là một triết lý bao gồm rất nhiều các phương pháp khác nhau và trong đó có phương pháp 5S. Chúng đều có cùng một mục tiêu chính là hướng đến việc liên tục cải tiến nhằm làm tăng năng suất, tăng chất lượng của mỗi công việc và sự tự giác của mỗi cá nhân.
Như vậy chúng ta đã có thể hiểu rõ Kaizen là gì, 5S là gì cũng như cách để áp chúng áp dụng vào môi trường làm việc như thế nào. Hy vọng bài viết trên đây đã có thể mang đến cho bạn những thông tin bổ ích. Nếu còn có bất cứ băn khoăn nào, bạn cứ nhận xét ngay bên dưới để chúng ta có thể cùng trao đổi thêm nhé!
